Manajemen produksi bukan hanya tentang menjaga agar lantai pabrik tetap berjalan. Ini adalah perencanaan dan pengendalian yang ketat terhadap proses industri untuk memastikan proses tersebut bergerak pada tingkat output yang dibutuhkan. Jika Anda mengira ini hanya berlaku untuk jalur perakitan, Anda salah. Industri jasa menggunakan teknik yang sama untuk memberikan hasil yang konsisten.
Cakupannya sangat besar. Hal ini memiliki bobot strategis yang sama dengan pemasaran, sumber daya manusia, atau manajemen keuangan. Di bidang manufaktur, manajer produksi memiliki desain produk. Mereka memiliki desain proses. Mereka memiliki perencanaan kapasitas. Mereka memiliki kontrol kualitas. Dan mereka memiliki pengawasan terhadap tenaga kerja.
Gagal mengelola salah satu dari ini, dan keseluruhan operasi akan kehilangan nilai.
Penjelasan Kerangka Lima M
Setiap sistem produksi bertumpu pada lima pilar. Ini adalah lima M. Jika Anda mengabaikan satu, yang lain akan runtuh karena tekanan.
Laki-Laki (Elemen Manusia)
“Laki-laki” mengacu pada orang-orang. Bukan konsep abstrak tentang tenaga kerja, namun manusia spesifik yang mengoperasikan sistem tersebut. Karena sebagian besar personel manufaktur memproduksi barang secara fisik, manajemen sumber daya manusia bisa dibilang merupakan tugas manajer yang paling penting.
Pekerja perlu beradaptasi. Mereka perlu menangani peralatan. Mereka harus mengikuti jadwal. Jika elemen manusia rusak, mesin akan berhenti. Periode.
Mesin (Peralatan dan Teknologi)
Manajer produksi memilih teknologinya. Mereka memilih peralatannya. Kemudian mereka merencanakan bagaimana peralatan itu digunakan.
Ini bukanlah keputusan pembelian satu kali. Ini tentang pengendalian yang berkelanjutan. Bisakah pekerja beradaptasi dengan mesin baru? Apakah prosesnya cukup fleksibel untuk menangani perubahan permintaan yang tiba-tiba? Jika jawabannya tidak, Anda mempunyai sistem yang kaku dan mahal.
Metode (Prosedur dan Alur)
Metode menentukan bagaimana pekerjaan diselesaikan. Ini mencakup alur kerja fisik dan arus informasi.
Kelancaran pergerakan sumber daya bergantung pada pilihan desain mendasar. Apakah Anda mendesain produk sedemikian rupa sehingga memudahkan perakitan? Apakah Anda merancang proses untuk meminimalkan dokumen? Desain yang buruk di sini menciptakan kemacetan yang nantinya tidak dapat diperbaiki oleh manajemen sebanyak apa pun.
Bahan (Barang Mentah dan Data)
Bahannya tidak hanya baja, plastik, atau kain. Ini termasuk arus informasi yang terkait dengan barang-barang tersebut. Dokumen bergerak secepat produk fisik. Atau seharusnya begitu.
Kalau datanya lag, barang fisiknya menumpuk. Atau mereka tidak datang. Manajer harus memastikan bahwa bahan mentah dan instruksi digital yang mengaturnya bergerak secara sinkron.
Uang (Pembiayaan dan Pemanfaatan Aset)
Di sinilah produksi bertemu keuangan. Organisasi manufaktur hidup dan mati karena pemanfaatan aset.
Seorang manajer yang membiarkan persediaan berlebih menumpuk berarti gagal. Seorang manajer yang menjaga mesin tetap berjalan dengan kecepatan tetap untuk menghindari downtime, bahkan ketika tidak ada permintaan pelanggan, juga mengalami kegagalan.
Mengapa? Karena investasi berlebihan membunuh margin. Biaya yang tinggi saat ini menghilangkan keunggulan kompetitif yang bersifat sementara. Jika Anda mengorbankan pengiriman tepat waktu demi kelancaran operasional, Anda kehilangan pelanggan. Jika Anda mengikat uang tunai pada saham yang sudah usang, Anda membuat bisnis Anda kelaparan.
Perencanaan dan Pengendalian: Fungsi Inti
Lima M menggambarkan aset. Perencanaan dan pengendalian menggambarkan tindakan.
Pengendalian adalah satu-satunya masalah yang paling penting. Manajer produksi harus memastikan proses berjalan lancar pada tingkat yang diperlukan sekaligus memenuhi sasaran biaya dan kualitas.
Kontrol proses memiliki dua pekerjaan. Pertama, memastikan operasi terjadi sesuai rencana. Kedua, terus memantau dan mengevaluasi rencana tersebut. Dapatkah Anda mengubah rencana untuk memenuhi sasaran biaya, kualitas, pengiriman, atau fleksibilitas dengan lebih baik?
Masalah Penghalusan Produksi
Ketika permintaan melonjak, godaannya adalah meningkatkan produksi tanpa batas waktu. Namun permintaan berfluktuasi. Pergeseran pangsa pasar.
Hal ini menciptakan masalah “penghalusan produksi”. Anda perlu sering menyesuaikan tingkat produksi agar sesuai dengan kenyataan. Ketika banyak produk terlibat, logika sederhana gagal. Anda memerlukan teknik industri yang kompleks. Anda memerlukan prosedur riset operasi. Anda memerlukan model matematika untuk menganalisis lusinan faktor yang mempengaruhi masalah tersebut.
Kontrol Inventaris: Pedang Bermata Dua
Persediaan termasuk bahan mentah. Bagian komponen. Bekerja dalam proses. Barang jadi. Bahan pengepakan. Persediaan umum.
Secara tradisional, manajemen inventaris adalah fungsi keuangan. Namun di banyak perusahaan, manajer produksi bertanggung jawab atas hal ini. Mengapa? Karena beberapa perusahaan menyimpan lebih dari 50 persen total asetnya dalam bentuk persediaan. Itu adalah risiko yang sangat besar.
Manajemen inventaris yang sukses memecahkan masalah spesifik: barang apa yang harus dibawa, dan ke mana.
Jika Anda tidak membawa barang, Anda menunda produksi. Anda melewatkan tanggal pengiriman. Anda kehilangan kredibilitas.
Jika Anda membawa setiap barang di setiap lokasi, Anda menghabiskan banyak modal. Anda mengumpulkan stok usang dan tidak dapat digunakan. Anda membuang-buang ruang.
Manajer mengandalkan sistem komputer dan model yang dikembangkan oleh insinyur industri untuk memecahkan masalah ini. Ini bukan dugaan. Itu adalah perhitungan.
Biaya dan Efisiensi Tenaga Kerja
Pengendalian biaya tenaga kerja dimulai dengan pengukuran. Berapa banyak pekerjaan yang diperlukan? Jenis pekerjaan apa?
Manajer menentukan metode yang efisien. Mereka menggunakan konsep yang diperkenalkan oleh Taylor dan Gilbreths. Studi waktu. Pengukuran kerja. Sistem insentif untuk menghargai hasil yang tinggi.
Ini adalah alat-alat lama. Hal-hal tersebut tetap relevan.
Dalam operasi baru, Anda harus mengantisipasi kebutuhan sumber daya manusia. Terjemahkan ke dalam program perekrutan dan pelatihan. Anda memerlukan sejumlah operator terampil yang siap ketika mesin tiba.
Jika Anda menunggu sampai mesin dipasang untuk disewa, Anda sudah ketinggalan. Peralatan modal yang mahal tidak digunakan lagi. Usaha, waktu, dan material terbuang percuma saat start-up.
Kelompok pendukung khusus juga perlu direkrut. Pemeliharaan peralatan. Layanan pabrik. Penjadwalan produksi. Kegiatan pengendalian. Tim-tim ini harus dilatih dan diperlengkapi dengan baik.
Optimasi Bahan dan Mesin
Pengendalian material yang efektif menyelidiki akar penyebab sisa dan limbah. Setelah mengetahui penyebabnya, Anda bisa mencari alternatif bahan atau cara penanganannya. Anda dapat meningkatkan prosesnya.
Pengendalian mesin bergantung pada empat faktor. Kesesuaian untuk tugas tersebut. Tingkat pemanfaatan. Kondisi berjalan optimal. Dan tingkat kontrol mekanis atau elektronik.
Jika sebuah mesin berada di tempat yang tepat tetapi tidak dirawat, maka mesin tersebut akan gagal. Jika terpelihara dengan baik tetapi kurang dimanfaatkan, Anda akan kehilangan uang. Jika penggunaannya sangat banyak tetapi rentan terhadap kerusakan, Anda akan kehilangan kualitas.
Manajer produksi harus menyeimbangkan semua ini. Tidak sempurna. Tidak pernah sempurna. Namun cukup dekat untuk tetap menjalankan bisnis.
Mengapa pabrik modern mengandalkan matematika, bukan hanya otot
Anda tidak dapat mengelola apa yang tidak Anda ukur. Dan dalam lingkungan produksi massal saat ini, Anda tidak dapat mengukur apa yang tidak dapat Anda proses.
Banyaknya volume variabel dalam lini produksi pada umumnya sangatlah mencengangkan. Ribuan pekerja. Tumpukan inventaris besar-besaran. Pekerjaan dalam proses bergerak melalui lusinan stasiun. Mencoba melacaknya dengan tangan adalah resep bencana.
Itu sebabnya metode kuantitatif tidak lagi menjadi pilihan. Mereka adalah tulang punggung manajemen produksi.
Teknik-teknik ini tidak muncul begitu saja. Mereka muncul dari teknik industri, riset operasi, dan rekayasa sistem. Spesialis di bidang ini menggunakan komputer untuk menghitung angka. Mereka memproses sejumlah besar data yang jika tidak maka akan menenggelamkan seorang manajer.
Tanpa spesialis teknis ini, banyak operasi berskala besar yang tidak dapat berfungsi. Kompleksitasnya terlalu tinggi untuk intuisi saja.
Empat pilar pengendalian produksi
Agar pabrik tetap berjalan, Anda memerlukan sebuah sistem. Lingkaran yang kaku dan berulang. Inti dari setiap sistem pengendalian produksi bertumpu pada empat pilar.
Proses. Inventaris. Inspeksi. Biaya.
Setiap pilar memiliki ritmenya masing-masing. Anda mengamati. Anda menganalisis. Anda benar. Anda mengevaluasi.
Inilah tampilan sebenarnya di lantai.
Proses
Anda mulai dengan memperhatikan mesin. Anda mengukur tingkat output. Anda mencatat setiap menit waktu menganggur atau waktu henti. Itu tidak glamor. Itu hanya data.
Kemudian Anda membandingkan kemajuan tersebut dengan rencana. Apakah jalurnya bergerak cukup cepat? Apakah permintaan sesuai dengan penawaran?
Jika tidak, Anda mengambil tindakan korektif. Anda mempercepat pesanan. Anda menerbitkan catatan pengadaan. Anda mencoba untuk mendapatkan bagian yang hilang di pintu.
Akhirnya, Anda mengevaluasi. Anda memperkirakan jadwal pemeliharaan. Anda melihat kapasitas. Anda mengubah prosesnya untuk membuatnya lebih ramping di lain waktu.
Inventaris
Persediaan adalah uang tunai yang tersimpan di rak. Terlalu sedikit, dan Anda menghentikan produksi. Terlalu banyak, dan Anda mengeluarkan uang.
Anda mencatat tingkat stok secara konstan. Anda menganalisis permintaan untuk saham-saham tersebut dalam penggunaan dan waktu yang berbeda. Lonjakan musiman penting. Tren jangka panjang lebih penting.
Jika perhitungannya menunjukkan bahwa Anda rendah, Anda memulai pemeriksaan penuh atau menyesuaikan proses. Anda bahkan mungkin akan menaikkan harga jual produk jika rantai pasokannya ketat.
Tujuannya? Kebijakan pengisian ulang. Sistem inventaris yang menjaga aliran tetap stabil tanpa menghabiskan terlalu banyak modal.
Inspeksi
Kualitas bukanlah sebuah renungan. Itu adalah pos pemeriksaan.
Anda memeriksa bahan dan suku cadang sebelum memasuki jalur. Anda memperkirakan kemampuan proses. Bisakah mesin tersebut benar-benar memenuhi toleransi tersebut?
Jika data menunjukkan penyimpangan, Anda segera menyesuaikan proses. Anda tidak perlu menunggu sampai cacatnya sampai ke pelanggan.
Kemudian Anda menilai kembali spesifikasinya. Anda meningkatkan prosedur. Spesifikasi yang lebih baik sekarang berarti lebih sedikit pemborosan nantinya.
Biaya
Pembicaraan uang. Anda perlu mengetahui berapa biaya pembuatan setiap unitnya.
Anda mengumpulkan data biaya. Bilangan nyata, bukan tebakan.
Anda menghitung biaya sehubungan dengan perkiraan. Jika kenyataan melebihi perkiraan, berarti ada sesuatu yang salah. Bahan? Tenaga kerja? Atas?
Anda menyesuaikan harga jual jika diperlukan. Anda mengevaluasi ekonomi produksi. Anda meningkatkan pengumpulan data untuk mendapatkan perkiraan yang lebih baik pada kuartal berikutnya.
Unsur kemanusiaannya tetap ada
Komputer memproses data. Manusialah yang mengambil keputusan.
Alatnya telah berubah. Logikanya belum. Anda masih perlu mengetahui mengapa suatu proses gagal. Anda masih perlu memutuskan bagaimana memperbaikinya.
Angka-angka tersebut memberi tahu Anda apa yang terjadi. Mereka tidak memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan selanjutnya. Itu tugas manajer.
Tempat mencarinya selanjutnya
Jika Anda ingin menggali lebih dalam mekanisme sistem produksi, ada beberapa teks dasar.
Gordon B. Carson, Harold A. Bolz, dan Hewitt H. Young mengedit Buku Panduan Produksi (edisi ke-3rd, 1972). Ini adalah bacaan yang padat tetapi berisi informasi umum tentang metode produksi industri.
H.B. Maynard mengedit Buku Panduan Teknik Industri (edisi ke-3rd, 1971). Referensi penting lainnya untuk memahami sisi teknis.
Untuk gambaran yang lebih luas dan lebih mudah diakses, Manajemen Produksi/Operasi karya Franklin G. Moore dan Thomas E. Hendrick (edisi ke-8, 1980) mencakup berbagai topik dalam bahasa non-teknis. Ini klasik karena suatu alasan.
Classics in Management karya Harwood F. Merrill (edisi revisi, 1980) mengumpulkan kutipan dari pionir seperti Frederick W. Taylor dan Henri Fayol. Anda dapat melihat akar teori produksi modern di sini.
Manajemen Produksi/Operasi Modern Elwood S. Buffa (edisi ke-7, 1983) dan Manajemen Produksi dan Operasi: Pendekatan Siklus Hidup karya Richard B. Chase dan Nicholas Acquilano (edisi ke-4, 1985) mencakup banyak aspek di lapangan.
Untuk model penelitian operasional tertentu, lihat Analysis for Production and Operations Management karya Edward H. Bowman dan Robert B. Fetter (edisi ke-3rd, 1967). Atau Sistem Inventaris Produksi: Perencanaan dan Pengendalian karya Elwood S. Buffa dan Jeffrey G. Miller (edisi ke-3rd, 1979).
Isu-isu strategis dibahas dalam Industrial Renaissance: Producing a Competitive Future for America (1983) karya William J. Abernathy, Kim B. Clark, dan Alan M. Kantrow. Making America Work: Productivity and Responsibility karya James O’Toole (1981) juga patut dibaca.
Koleksi Harvard Business Review Strategi Bertahan Hidup untuk Industri Amerika (ed. oleh Alan M. Kantrow, 1983) menawarkan perspektif yang berbeda.
Buku-bukunya sudah tua. Prinsipnya masih dipegang teguh.
